어플리케이션 소개 - 시간관리 관련 도구들

지난 번 우리는 시간관리를 위한 대표적인 2가지 방법에 대해서 알아보았다. 인간은 도구의 동물이라, 그렇다면 이러한 시간관리를 도와줄 수 있는 도구들에는 어떤 것들이 있는지 알아보자. 

1. 아날로그 도구들

먼저, 프랭클린 플래너. 가장 대표적인 시간관리 도구이다. 

코비 아저씨의 미끼상품. 프랭클린 플래너. 개인적으로는 대학생 시절인 2002년쯤부터 써오고 있으니 이제 10여년이 넘게 써오고 있다. 처음에는 이걸 쓰기만 해도 막 시간이 막 알아서 막 효율적으로 사용될 줄 알았는데, 아무리 좋은 도구라도 쓰는 사람에 달려있다는 것을 알게 되면서, 효율적 시간관리 같은 건 별로 생각하지 않고 귀찮으면 안 쓰기도 하면서 10여년째 사용하고 있다. 끄적이는 걸 워낙 좋아하기도 하고, 막 다이어리에 뭐가 막 쓰여있으면 왠지 내가 무지 열심히 살고 있는 것 같잖아. 

프랭클린 플래너는 코비의 자연법칙에 따라 계획을 세우기에 가장 적합하게 만들어져 있다. 속지는 사실 뭐 별거 없다. 우선업무 섹션에는 그날 그날의 업무를 중요도에 따라서 정리하도록 되어있고, 예정일정은 말 그대로 예정일정, 그리고 기록사항에는 기억해놓을만한 메모공간이 존재한다. 

진짜 뭐 별거 없는 이 녀석의 가격은 상당하다. 1년치 속지 가격만 해도 25000원이고, 거기에 보관용 케이스 10000원을 더하면, 속지에만 35000원이 들고, 거기에 바인더를 가죽으로 사기만 해도 막 당신의 카드명세서에 적지않은 부담이 된다. 그래서 이 가격이 부담이 된다면, 그냥 병원이나 학교에서 나오는 다이어리를 써도 무방하다. 아니면 양지 시스템 다이어리도 괜찮은 편이고. 

이에 대항하는 GTD의 아날로그 도구 대항마는 바로! 

위 사진은 머리숱이 없으신 분들에게 선물로 드리기에 안성맞춤인 포스트-잇.

너무나도 허무하게도 포스트-잇이다. 지난 번 글에서 살펴본 것과 같이 GTD의 핵심은 할 일을 수집(collect)하고, 분류 (review)하고, 실행하는 것이 핵심이기 때문에, 일을 수집하는 과정에서 포스트-잇보다 더 효율적인 도구는 없다. 포스트-잇에 할 일을 굵은 펜으로 크게 적어서 벽에 붙여만 두어도 무슨 일이 나를 기다리고 있는지를 충분히 파악할 수 있다. 이렇게 말이다. 

여기저기 그냥 붙여두고 어디다 붙였는지 까먹지만 않으면 된다. 

이렇게 붙여둔 포스트-잇을 검토시간에 찬찬히 검토하면 된다. 원래 수집 단계에서는 아주 큰 글씨로 제목만 적어두라고들 하는데, 적다 보면 이런 저런 아이디어가 나올 수도 있기 때문에 일의 성격에 맞는 크기의 포스트-잇을 사용하면 된다. 개인적으로는 일반적인 크기의 포스트잇과 함께 3M에서 나온 studymate note를 아주 애용 중이다. 

엥? 그런데 앞선 시간에 프랭클린플래너의 시간관리법과 GTD를 합치라고 했잖아요? 그럼 포스트-잇과 플래너를 따로 따로 사용해야하는건가요? 라고 물어볼 듯 싶다. 이에 대한 답은 

플래너에 포스트-잇붙여. 크면 잘라서 붙이던지. 

개인적으로는 플래너를 이런 식으로 사용하고 있다. 그날 그날 해야하는 일들을 적은 포스트-잇을 그냥 플래너에 붙여서 사용중이다. 아래와 같이 말이지. 

저는 1D1P 씁니다. 프라이버시를 위해서 모자이크를 처리했습니다. 물론 내 프라이버시말고, 다이어리에 적힌 분들의 프라이버시. 사실 나같은 사람이랑 같이 노는 게 동네방네 알려지면 나라도 좀 쪽팔릴 듯. 

개인적으로는 이것 이상가는 아날로그방식의 시간관리법은 잘 모르겠다. 이게 제일 효율적인 방식인 듯 싶다. 벽에 가득 붙여놨던 포스트-잇 중 이미 완료하고 다이어리에 붙일 가치가 없다고 생각되는 놈들을 쫙-쫙- 찢어서 쓰레기통에 버리면 그것 이상가는 스트레스 해소법도 없고 말이다. 

그렇다면, 디지털을 이용한 시간관리 도구에는 어떤 것들이 있을까? 이건 좀 복잡하다. 

2. 시간관리를 위한 디지털 도구

어릴 적, 21세기가 되면 인류는 대단한 진보를 이룰 것이라고 생각했다. 초음속 여객기로 뉴욕까지 1시간이면 갈 수 있을 것이라고 생각했고, 바둑이는 말을 하고, 미인 비서가 하루의 일정을 브리핑해주고, 알약 하나 먹으면 배가 부를 것이라고 말이다. 

근데 사실 나는 미래가 매드맥스처럼 될 줄 알았음. 핵낙진으로 엉망이 된 미대륙을 말하는 바둑이 데리고 횡단해야하는 줄 알았지 뭐. 아니 그건 폴아웃이였던가? 아님 라스트오브어스처럼 좀비들이 득실댈 것이라고 생각했다.  

그런데 21세기가 되어서 알아서 척척 시간을 관리해주는 디지털 도구는 아직까지 없다. 아니, 이런 저런 도구들이 창궐했지만 이런 저런 면에서 문제점들을 가지고 있다. 그렇다면, 시간관리를 위한 디지털 도구가 가져야 할 특성은 사실 따지고 보면 하나만 갖추면 된다. 

안정성

하루가 다르게 어플리케이션들이 개발되고, 쇠퇴하고, 업그레이드되는 시기에 디지털 도구가 가진 가장 큰 단점은 안정성의 결여이다. 수년 간 열심히 기록해 놓은 디지털 자료들이 프로그램이 업데이트 되면서 기존 기록을 불러오지 못하게 된다거나 (호환성의 결여), 업데이트의 중단으로 인해 기존 데이터를 사용할 수 없게 된다거나, 물리적 손실 등에 의해 (하드디스크/SSD의 물리적 오류) 등에 의해 데이터가 싹 날라가 버린다거나 하는 일들이 생각보다 많이 생겨난다. 이에 의해 수년 전부터 클라우드 등을 이용해서 데이터를 백업하는 방안들이 도출되었으나, 이것도 사실은 남의 서버에다 내 데이터를 보관하는 것에 불과하기 때문에, 도찐개찐에 불과하다. 더욱이 최근에 있었던 icloud 서버 해킹에서 보듯 해킹의 위협에서도 자유롭지 못하고. (업튼은 정말 대단하다. 아니 벌렌더가 정말 대단한거지. 이건 뭐. 와.) 

요약하자면, 안정성이 담보된 디지털 도구는 현재까지 존재하지 않는다. 지금 우리가 쓰고 있는 방법들은 수십년 정도 보관이 가능하다. 이 정도로 밑밥을 깔고 넘어가자.

그렇다면, 디지털 도구에는 어떠한 종류들이 있을까? 

일정관리를 위한 도구

할 일 관리를 위한 도구

노트/자료수집을 위한 도구

↑ 얘들을 모아놓은 삼선짬뽕

대충 이 정도로 나눌 수 있을 듯 싶다. 근데, 이거 대충 포스팅하려고 쓴 글인데 어째 글이 점점 헤비해진다.

먼저 일정관리를 위한 도구를 살펴보자.

1) 일정관리를 위한 도구

정말 간만에 보는 mac vs pc. Microsoft의 프로그램들을 보고 있으면, 정말 빌게이츠은 하와이에 휴가 다녀와서도 파이차트랑 스프레트시트로 보고할 것 같다. "애들과 같이 보낸 시간은 전체 휴가의 45%를 차지했으며, 여행경비의 35%가 식비로 쓰였다." 뭐 이런 식으로 말이지. 

개인적으로 일정관리의 최고봉은 outlook이상 가는 것이 없다. 요즈음은 outlook.com으로 넘어가면서, 캘린더로 변했긴 하지만 말이다. 하긴 일정관리야 뭐 특별할 필요가 있나 싶기도 하다. 일정을 카테고리별로 분류해주고, 미리 알림만 재깍 재깍 노티해주면 되는거지 뭐. 그런고로, windows에서는 outlook (혹은 캘린더), mac에서도 calande 이상 가는 것이 없다. 

windows의 outlook.com 캘린더

Mac의 캘린더

사실 이 두 프로그램이 별반 다를 것 없다. 생긴 거 좀 다르고 사용되는 운영체계가 좀 다르다는 것 뿐이였는데, 마이크로소프트에서는 outlook.com으로 mac에서는 icloud.com으로 클라우드 띄우면서 운영체계 문제도 사라져버렸다. 즉, 이 두 운영체제의 캘린더가 클라우드로 바뀌면서, 어떠한 종류의 기기에서든지 웹브라우저를 통해 자신의 일정에 접속하면 된다는 이야기다. 만일 두 어플리케이션을 동시에 사용한다면 구글 캘린더로 둘 다 동기화 해버리면 되고 말이다. 

여하간, 일정관리 부분에 있어서는 outlook이든 mac의 캘린더든 아무거나 써도 무방하다. 그런데, 이 두 프로그램이 공통적으로 결여하고 있는 부분이 바로 1) 할일관리의 부재 2) 노트/자료수집 기능의 부재이다. 

2) 할 일 관리

프랭클린 플래너 방식이든 GTD 방식이든 할일관리는 필수적인 부분이지만, 앞선 글에서도 말한 바와 같이 GTD의 inbox 형식의 할일 관리 프로그램 위주로 알아보자. 

GTD 방식으로 할 일을 관리하는 대표적인 프로그램으로는 wunderlist, things 등 여러가지 프로그램이 존재하지만, 오늘 소개할 프로그램은 omni focus이다. 

프로그램 더럽게 비싸게 팔아먹기로 유명한 omni group에서 만든 omni focus는 비싼 가격만큼이나 좋은 기능을 자랑한다. 

위 사진에서도 볼 수 있듯, inbox에 할 일을 모아두고, review를 하면서 일을 처리한 뒤, 후속 작업이 필요한 업무에 대해서 project로 이동시킬 수 있다. 그리고 forecast를 통해 앞으로 처리해야 하는 일의 일정을 파악할 수 있다. 특히 context부분이 재미있는데, 프랭클린 플래너 방식/GTD에서의 위임에 그치지 않고, 협업의 경우 같이 일을 해야 하는 상대를 특정하여 context로 분류할 수 있다. 혹은 개인적인 일인지, 업무상의 일인지, 취미 생활인지 등으로 분류하는 역할을 수행할 수 있다. 

또한, 모바일 기기등과의 연동 역시 아주 omni server를 통해 진행할 수 있기 때문에 아주 수월한 업무처리를 진행할 수 있다는 장점이 있다고 자랑하지만, 요즘 웬만한 프로그램들은 클라우드 서비스를 제공하기 때문에 특출난 장점으로 보이지는 않는다. 하지만 개인적으로는 아주 유용하게 사용 중이라 omnifocus에 대해서는 나중에 시간을 내서 자세히 리뷰하자. Things/wunderlist 역시 비슷한 역할을 수행하며, mac의 경우 기본 제공되는 미리알림이 바로 이 할일 프로그램에 속한다. 

3) 노트/자료 수집을 위한 프로그램

이 부분이 가장 애매한 부분이다. Daily journal 형식의 노트 프로그램은 대부분 일기 형식의 프로그램이며, 자료 수집을 위한 프로그램은 캘린더 형식으로 분류되는 경우가 적다. Daily journal 형식의 노트 프로그램은 역사와 전통을 자랑하는 macjournal이 있고, 보안성이 똥망인 day one등이 있는데, 개인적으로는 그다지 추천하고 싶지는 않다. 

(좌) 역사와 전통을 자랑하는 macjournal (우) 보안성이 똥망이지만 디자인이 겁나 예쁜 day one

매일 매일의 자료를 취합하고 보관하는 용도로는 자잘한 file의 import가 가능한 macjournal이 나은 편이지만 모바일 기기에서 접근이 불가능하고, 가볍게 쓰기에는 day one이 유용하지만 자잘한 file의 import가 불가능하다. 

단순히 daily journal을 작성할 요량이라면, 다음과 같은 방법도 아주 유용하다. 캘린더에서 일정을 만든 뒤 그 안에 메모형식으로 적어 놓는 것도 좋은 방법이다. 아래와 같이 말이다. 

자, 여기까지는 daily journal 용 프로그램에 대해서 이야기를 해 보았고, 이제 자료를 취합하는 용도의 프로그램에 대해서 살펴보자. 자료 취합용 프로그램은 이것 저것 이야기할 필요 없이 

Devonthink 닥추

겁나 비싼 이 프로그램 역시 겁나 제 가격 값을 한다. Devonthink는 어떤 파일이던지 import해서 보관해 놓을 수 있다. jpg, psd, doc, pages, keynote 등등 어떤 파일이든 그저 drag and drop만 하면 알아서 다 보관해준다. 여기에 주제에 맞는 database를 만들거나 하위 폴더를 만들어서 보관해두면 된다. 

Devonthink에 대해서도 나중에 자세히 포스팅 하겠지만, 윈도우나 맥에서 기존 하던 방식으로 폴더 형식으로 자료를 보관하는 것과 뭐가 다르냐?고 반문한다면 사실 할 말은 없다. 그냥 더 편해. tag로 분류하기도 편하고, 폴더 내에서 검색도 좋고, 내가 따로 관리 안 해도 되고 말이다. 물론 대안으로 evernote 등 여러 프로그램이 있기는 하지만, 개인적으로는 devonthink를 가장 추천하고 싶다. 아님 그냥 finder나 내문서에 폴더 형식으로 분류해도 무방하다. 

4) 얘들을 모아놓은 삼선짬뽕

사실 이러한 세 가지 기능 (일정관리, 할일관리, 노트/자료 수집)을 모두 포함하는 프로그램은 없다. 현재까지 이러한 기능을 위해 나와 있는 어플리케이션들은 모두 위의 세가지 기능 중 거의 일정관리/할일관리만을 포함하고 있기 때문에, 노트/자료 수집을 위해서는 다른 프로그램을 써야 한다. (프로그래밍 좀 열심히 배워둘 껄 그랬다. 내가 만들어서 팔아먹게.) 이러한 어플리케이션들 중 그나마 쓸만한 프로그램 두 가지를 소개한다. 

Opus domini

opus domin 미니멀리즘이 창궐 중인 이 시대에 스큐어몰피즘을 고집하고 있다. 아니, 고집한다기 보다는 얘네들 업데이트를 안해. 그냥 몇 년 째 디자인이 이모양이다. 

사실 opus domini를 소개해야 하는 건지 말아야 하는 건지 좀 애매하다는 생각이 든다. 그 이유는 바로 이 프로램이 많은 단점을 가지고 있기 때문이다. 무엇 보다도 가장 큰 단점은 sync가 잘 안 된다는 점. opus domin는 icloud를 통해 모바일 기기와의 연동을 진행하고 있는데, 이게 거의 sync가 안 된다. 그래서, mac에서 써 놓은 노트들을 iphone이나 ipad에서 불러오는 것만 해도 엄청난 스트레스를 유발한다. 단, 모바일 기기간의 sync는 이상하게 잘 되는 듯. mac에서 싱크 에러에 대해서 몇 번이나 문의를 했는데도 문의에 대한 대답은 "너 님 잘못입니다. 호갱님~"이다.

 아 놔 무슨 현기차인줄 알았네. 

그리고 얘네 업데이트 정말 안 한다. 마지막 업데이트가 언제 쯤 이였는지도 가물 가물 하다. 마지막으로 에러. 심심하면 어플리케이션이 뻗고, 에러 메시지 뜨고, 폰트는 개판되고, 난리가 난다. 

하지만, 그럼에도 불구하고 굉장히 유용한 일정관리 프로그램임에는 틀림 없다. 기본적으로 일정관리와 daily note를 사용할 수 있으며, compass/goal/mission의 경우는 프랭클린 플래너 방식으로 계획을 세울 수 있으며, master tasks의 경우는 GTD와 같이 새로운 프로젝트를 세워서 진행하는 데 적합하다. 그래서, 울며 겨자먹기로 쓰고 있다. 아. 당연히 일정은 mac 기본 캘린더와 공유해서 사용된다.

(이 글을 쓰면서, 얘네 뭐하고 사나 piso13 홈페이지에 들어가보니 opus one이라는 새로운 일정관리 프로그램을 런칭하려고 하나보다. 그래서 데모라도 받아볼까 했더니만 요세미티 전용이야. 아 놔. 난 아직도 매버릭스 쓰고 있단 말이다. 요세미티 너무 불안정 해. 하긴 잡스옹 사후에 맥이 좀 이상해지기는 했지. 예↗전↘에는 안↗정적이였는데↘ 잡↗스있을때쯤에↗ 근데 지금은 으응~ 안예→쁘고↘ 에러가많아서↘너무짜증나요. 왜 미니멀리즘으로 가는거야? 난 소가죽질감의 예전 스큐어몰피즘 디자인이 참 좋았는데. ibook 읽을 때 책장 넘어가는 느낌 같은 거 무지 좋잖아.)

이와 비견할 만한 프로그램이 바로 planplus일 것이다.

Planplus

사실 맥 쓰기 전까지 outlook에 add-on 형태로 되어있던 planplus를 사용 했었다. 가뜩이나 무거운 outlook을 더 무겁게 만들어서 한 시간에 한 번씩 outlook을 뻗게 만드는 주범이였지만, 그럼에도 계속 사용했었는데, 요즈음 얘네들 online으로 돌아섰나보다. 위 그림과 같이 기본적으로 프랭클린플래너 방식의 일정관리 프로그램이며, 온라인으로 모든 정보를 다 넣게 되어있다. 리뷰도 쓸 겸 회원가입을 해서 이것 저것 만져 봤는데, 그닥 마음에 들지는 않는다. 마음에 들지 않는 이유는 1) daily note가 엄써. dailynote가 없는 플래너는 반쪽 아닌가? 2) 캘린더 데이터 싱크가 stand-alone인 듯. 그럼 google 캘린더나 outlook 캘린더 혹은 icloud 캘린더를 비워두란 말이냐? 3) 겁나 비싸. 1년에 80$에 육박한다. 그것도 온라인 버전만. 모바일 버전까지 다 하면 한 해에 수십만원을 뽑아가는 듯. 님들 좀 ㅎㄷㄷ 한듯. 

문제는 그럼에도 이만한 프로그램이 없는 듯 해서 소개한다. 아날로그 프랭클린 플래너를 고스란히 빼다 박은 모양새에 기능도 동일하다. 할 일 목록 > 일정이 기본 기능이며, mission, compass등을 제곤한다. 그리고 쉽게 따라할 수 있도록 안내도 충실하고. 비싼 값을 할 듯 싶다. 

결론. 그럼 뭘 어떻게 하라고? 

그냥 맘대로 쓰시면 됩니다. 아날로그 사용하시고 싶으신 분들은 다이어리+포스트-잇 사용하시고, 디지털 백업을 해놓고 싶으신 분들은 위의 프로그램을 쓰시던지 아니면 더 좋은 프로그램 발견하시면 그걸 쓰세요.

도구는 어디까지나 도구에 불과하다. 이런 프로그램들을 사용한다고 해서 일정관리가 척척 되는 것도 아니고, 결국은 "나"라는 존재가 자신의 인생을 설계하는 것이기 때문이지 뭐. 

개인적으로 사용 중인 도구의 조합은 다음과 같다.

1) 프랭클린 플래너 + 포스트-잇 (크기별): 아날로그 도구

2) Opus domini: 일정관리, 노트용

3) Ominfocus: 프로젝트 관리용

4) Devonthink: 자료 취합용

뭐 이 정도면 그럭 저럭 불만없이 살 수 있다. 

나는 돈이 없다! 연말정산에서 돈 토해내고, 담뱃값도 오르는데 무슨 하찮은 프로그램 따위에 돈을 쓸소냐!

라고 외치는 사람들이 적지 않을 듯 싶다. 이런 분들을 위한 솔루션을 제시하자면,

1) 학교/병원에서 나오는 다이어리 + 포스트-잇: 아날로그 도구 

2) 기본 캘린더: outlook, icloud

3) pages/doc/hwp등 daily journal을 위한 워드프로세서

4) 자료 취합을 위한 내문서내 폴더

그냥 이렇게 쓰시면 된다. 돈 없다고 어둠의 루트를 이용하지 마시고.

그럼에도 이게 뭐야! 난 좀 뽀대 나면 좋은데! 하시는 분들은 

 개인비서를 고용하세요. 데헷~♡

아. 남자의 로망! 그거슨 secretary! 스칼렛 요한슨 같은 비서가 일정관리 해 주시면 정말 열심히 일하겠습니다. 꾸벅.

아마도 그녀(그)가 알아서 다 일정관리 해줄꺼에요. 뭐 귀찮게 내가 종이에 끄적이거나 컴퓨터 앞에 앉아서 꼬물짝댈 이유가 있나? 그냥 그녀(그)에게 말만 하면 알아서 척척이지.

뭐 이 정도입니다. 시간관리를 위한 도구는 도구일 뿐입니다. 제일 중요한 건 자신의 인생을 관리하는 주체가 자기 자신이라는 사실입니다. 끄적일 시간도 없는 분들은 머릿속에서 정리하면 되는 거고, 아님 아무 종이에다가 정리 해 놓고 그걸 잃어버리지만 않으면 되는 거고. 아무리 좋은 도구도 쓰는 사람이 게으르면 아무 쓸모가 없어요. 반대로 아무리 하찮은 도구라도 쓰는 사람이 잘 쓰면 최고의 도구가 됩니다. 무슨 도구를 쓰건 잘 쓰시기를! 

옛 성현들의 말씀에, 물 들어올 때 노 저어라, 바람 불 때 연날리라 하였습니다. 요즘 우리 팀블로그 유입되시는 분들이 많은 김에 모아둔 글을 대방출 해야 할 듯 싶군요. 달려 보십시다. 아 놔. 근데 모아둔 곳간의 글이 바닥나고 있어. 그리고 연구계획서 마무리 해야 하는데 ㅠㅠ